Software de Contabilidade: Por que investir nessa ferramenta?
outubro 8, 2021
Estabelecer uma boa rotina contábil é um desafio para diversas empresas. Para facilitar esse processo, foi criado o software de contabilidade.
Sendo uma ótima alternativa para quem busca simplificar a execução de tarefas burocráticas, ele pode ter diversas funcionalidades.
Por isso, saber escolher o software de contabilidade adequado é o melhor caminho para ganhar eficiência e segurança na área contábil da sua empresa.
Para te ajudar nessa tarefa, preparamos um artigo com tudo o que você precisa saber sobre os sistemas contábeis. Confira agora mesmo!
O que é um software de contabilidade?
O software de contabilidade é um programa capaz de automatizar atividades complexas e burocráticas então executadas por um contador.
Portanto,é um tipo de ERP (Enterprise Resource Planning ou Sistema Integrado de Gestão Empresarial, em português) voltado para a área da contabilidade.
Ao contrário do que se pensa, essa ferramenta não serve para substituir completamente um contador, mas sim para possibilitar que ele assuma um papel estratégico no negócio..
O objetivo é conseguir permitir que o profissional contábil consiga analisar dados de forma adequada e ofereça melhores resultados para a empresa.
Em geral, a consequência de implementar um software de contabilidade, além da otimização de processos, é a redução nos custos com a área de contabilidade.
É válido pontuar que os melhores sistemas contábeis são capazes de realizar diversas atividades de modo simultâneo.
Tipos de sistema contábil
Existem diferentes tipos de sistemas contábeis, indo do mais simples ao mais complexo.
Dependendo da solução escolhida, é possível descartar a necessidade de planilhamento de dados, organização de documentos e cobrança de notas fiscais.
Tudo isso de forma automatizada pelo software de contabilidade, que pode estar classificado em três categorias:
Sistema Low-End
Considerado um modelo inicial, esse tipo de software é destinado para empresas com menor nível de exigência contábil.
Portanto, ele é ideal para assumir atividades como cálculos, gestão da folha de pagamento e geração de guias.
Ainda assim, sendo capaz de acelerar atividades que seriam executadas manualmente por um contador.
Sistema Mid-End
O modelo Mid-End, ou Mid-Market, é o tipo de software de contabilidade para pequenas e médias empresas.
Através dele, é possível automatizar diversas funções dentro da contabilidade, assim como fazer a integração com a parte financeira da empresa.
Portanto, é uma boa opção para quem busca garantir de modo simplificado o cumprimento das obrigações fiscais de uma empresa.
Sistema High-End
O software High-End é o sistema destinado à automatização dos processos de grandes empresas.
Além de assumir a parte financeira e poder se integrar com o banco de dados, ele também é capaz de exercer tarefas mais complexas, como a gestão de crédito.
Quais são as funcionalidades de um software de contabilidade?
Para que um sistema de contabilidade seja considerado eficiente, é necessário que ele cumpra com algumas necessidades básicas.
A princípio, o software contábil deve conseguir fazer a conciliação bancária da empresa, automatizando a exportação dos extratos bancários.
Além disso, é necessário conseguir se integrar com outros programas e sistemas do negócio, garantindo o acesso a todas as informações necessárias para sua correta atuação.
Esse sistema também deve funcionar realizando auditorias em documentos, buscando irregularidades e sendo capaz de corrigi-las.
Outro ponto importante de um software contábil é o planejamento de despesas de clientes e a importação de planilhas contábeis em formato CSV.
Sendo capaz de ajudar consideravelmente as empresas, um bom software é aquele que oferece produtividade, flexibilidade e segurança, afinal de contas.
Por que investir em um software de contabilidade para o seu negócio?
Existem diversas vantagens relacionadas à implementação de um software de contabilidade dentro das empresas.
Portanto, as principais vantagens de escolher um software de contabilidade são:
Aumento da produtividade
Sem dúvidas, ao eliminar tarefas burocráticas por conta da automatização com os softwares, sobra mais tempo na rotina do contador.
E com isso, ele se torna muito mais capaz de contribuir com a atividade do negócio em geral, reavaliando processos já existentes, por exemplo.
Além disso, ter mais tempo significa ter mais atenção para questões que envolvem uma maior complexidade para resolução.
Redução de erros
Mesmo com bastante experiência na contabilidade, um profissional sobrecarregado fica muito mais propenso a erros.
Falhas como erros de cálculo e atraso de prazos, por mais que sejam algo humano, podem comprometer bastante os resultados do negócio.
Com um software, esse tipo de problema não existe, já que ele é capaz de lidar de modo constante e automático com o que lhe é programado.
Como consequência, a empresa conta com a garantia do cumprimento de tarefas contábeis e com contadores muito mais focados no que lhes é solicitado.
Análise estratégica
Já citado algumas vezes neste artigo, um dos benefícios promovidos pelos softwares de contabilidade é a possibilidade de implementar uma análise estratégica nas empresas.
Isso porque o sistema garante a integração de diversos processos envolvendo os setores da empresa.
Com esse tipo de tecnologia, é possível abrir espaço para que os profissionais contadores consigam atuar no que exige maior atenção dentro da corporação.
Sendo possível, portanto, pensar em tarefas menos burocráticas e, em alguns casos, mais importantes para o crescimento financeiro do negócio.
Segurança das informações
Sem dúvidas, o uso de um software no setor contábil confere muito mais confiabilidade aos dados financeiros de uma empresa.
Afinal de contas, todos os cálculos e atividades exercidas levam em consideração apenas fórmulas e lógicas matemáticas.
Assim, não abrindo espaço para erros e diferentes interpretações.
Além disso, no que se refere à proteção desses dados, é importante ressaltar que o uso de sistemas acaba reduzindo a necessidade de acesso a eles por profissionais.
Dessa forma, contribuindo para uma maior confidencialidade dentro do setor contábil.
O que considerar na hora de escolher um software de contabilidade?
A escolha de um sistema contábil deve ser baseada em algumas particularidades tanto dos softwares quanto da sua empresa.
Com uma avaliação correta do negócio e suas necessidades, torna-se possível identificar qual tipo de software é mais adequado.
No que se refere aos principais pontos para a escolha de um sistema para sua empresa, temos:
Funcionalidades
Existem diversas opções de softwares disponíveis no mercado, sendo elas direcionadas a diferentes tipos e portes de empresas.
No entanto, uma característica relevante em qualquer sistema deve ser a capacidade de modulação.
Ou seja, o quanto o software consegue se adaptar às necessidades da empresa a partir da implementação de módulos.
Segurança
Com o total vigor da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a segurança da informação tornou- se um assunto cada vez mais relevante.
Portanto, vale a pena conferir se o software oferece a possibilidade de implementar diferentes níveis de acesso aos dados do seu negócio.
E, de forma geral, se o seu sistema é protegido adequadamente por criptografia e possui certificados de segurança.
Custo benefício
Com tantas opções no mercado, avaliar o custo de cada uma delas também é algo bastante importante.
Se existe mais de um software que atende ao que sua empresa realmente precisa, o valor de cada um deles se torna naturalmente um fator decisivo.
Suporte
É altamente importante que o fornecedor de um software de contabilidade esteja disposto a oferecer suporte adequado para o seu negócio.
Visto que o procedimento de implementação de um sistema altera todo o fluxo de atividades da empresa, corrigir eventuais falhas e sanar dúvidas pode ser algo necessário.
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Conclusão
Até aqui você já percebeu que existem muitos softwares de gestão de contabilidade no mercado.
Entre as principais vantagens da sua utilização, estão o aumento de produtividade e redução de erros no setor contábil.
No entanto, escolher um software de contabilidade ou não depende do que você realmente precisa e do quanto pode pagar. Por isso, não deixe de avaliar outras alternativas!